Come organizzare un evento aziendale di successo

Oggi Benedetta Carpanzano, ospite del nostro blog, parlerà di come organizzare un evento aziendale di successo

Benedetta Carpanzano è una event planner di Roma ed opera da anni nell’ambito dello spettacolo e degli eventi. Si avvale della collaborazione di un team di professionisti per dare vita ad eventi che diventano momenti speciali ed irripetibili, occasioni che rispecchiano ed esaltano le idee dei clienti, andando oltre le loro stesse aspettative.

COME ORGANIZZARE UN EVENTO AZIENDALE DI SUCCESSO

Per organizzare un evento aziendale efficace e di impatto, la programmazione e la pianificazione svolgono un ruolo fondamentale. Sia
che si tratti di una conferenza , della presentazione di un prodotto o di un incontro con i tuoi clienti, il successo dell’evento risiede nella cura dei particolari e nelle soluzioni che deciderai di adottare. Per questo motivo è bene programmare tutto in anticipo ed apportare quella dose di creatività in grado di generare sensazioni di stupore e benessere nei partecipanti. Vediamo adesso in dettaglio quali sono gli aspetti da tenere assolutamente in considerazione per far si che il nostro evento aziendale possa veramente dirsi “di successo”:

Concentrati sul pubblico

È innanzitutto importante avere un’idea precisa di quel che riguarda il pubblico di riferimento ed il motivo per il quale si sta organizzando l’evento: un evento che riguarda la presentazione di un prodotto sarà per forza di cose diverso da un incontro informale con i clienti, ad esempio. Per questo è bene avere un target preciso e tenerlo sempre a mente durante tutte le fasi organizzative, così da non perdere mai di mira il “focus” ed evitare che l’evento possa risultare blando o poco incisivo.

Stabilisci il budget

È chiaro che il budget a disposizione dipenda puramente dal tipo di evento che si sta organizzando. Piccoli incontri con i delegati avranno ovviamente un budget ridotto, mentre una conferenza d’affari con persone provenienti da tutto il mondo avrà necessariamente risorse più importanti. Conoscere in anticipo l’entità del budget a disposizione è dunque molto importante, perché ci consente di poterci muovere sapendo fin quando possiamo “spingerci” nella ricerca dei servizi e delle soluzioni che riteniamo più adeguate. Se dovessimo invece essere chiamati ad organizzare un evento di un certo di livello disponendo di un budget ristretto, dovremo necessariamente far ricorso a tutta la nostra creatività ed ingegno per riuscire ad apportare ugualmente tutte quelle soluzioni che riteniamo necessarie, pur disponendo di fondi piuttosto limitati.

Prepara un elenco

Preparare un elenco delle idee e delle soluzioni da adottare è davvero molto importante per la programmazione e l’organizzazione del nostro evento. È necessario dunque assicurarsi di annotare ogni idea che viene in mente durante la fase di pianificazione, perché il numero dei servizi cui provvedere e delle soluzioni  da adottare sono così tanti che potremmo rischiare di mettere in secondo piano qualcosa che invece avrebbe potuto fare la differenza. Ciò può riguardare l’organizzazione generale dell’evento così come la predisposizione di servizi quali il rinfresco, servizi di traduzione, posti a sedere, hostess e così via. Assicuriamoci dunque di non lasciare nulla al caso in questa delicata fase e aiutiamoci segnando tutto in un elenco da tenere sempre a portata di mano.

Definisci i servizi

Un evento aziendale richiede necessariamente la predisposizione di tutta una serie di servizi che saranno utili a migliorare l’esperienza di tutti coloro che vi prenderanno parte. È bene per questo sceglierli con cura, e lo si può fare soltanto per mezzo di una profonda conoscenza delle risorse presenti sul territorio. Sarà dunque innanzitutto necessario provvedere a contattare un buon catering che possa provvedere al rinfresco tenendo conto delle esigenze alimentari di ciascuno. Molto importanti sono ovviamente i servizi di interpretariato, soprattutto in presenza di un pubblico internazionale: assicuriamoci dunque di ingaggiare interpreti qualificati che possano aiutare a rendere semplice ed immediata la conversazione tra gli intervenuti. Giocano un ruolo decisivo anche gli impianti audio e video, per consentire anche a chi prenderà posto in fondo alla sala di poter sentire e vedere tutto come se si trovasse in prima fila, ed i servizi fotografici per immortalare i momenti più significativi.

 

Adotta una strategia di marketing

Il tuo evento certamente non sarà un successo se non hai pensato a nessuna strategia di marketing per promuoverlo. Devi fare il  possibile per pubblicizzarlo e fare in modo che gli interessati ne vengano a conoscenza: oggi i social media rappresentano un valido strumento allo scopo perché consentono di raggiungere un pubblico specifico grazie ad inserzioni “targettizzate”, ma non sono da sottovalutare le campagne di mail marketing e gli annunci pubblicitari mirati.

Il giorno dell’evento

Il giorno tanto atteso è arrivato! Hai lavorato bene nei mesi precedenti ed hai organizzato tutto nei minimi particolari: adesso non devi far altro che divertirti a scoprire la reazione ed il livello di soddisfazione del pubblico, e verificare che ciò che hai pensato e messo in piedi soddisfi a pieno le aspettative dei presenti e se sia addirittura in grado di stupirli. Potrai “tastare il polso” dell’evento interagendo con gli intervenuti e chiedendo se tutto è di loro gradimento, quale miglior riscontro?

Come suggerito da Benedetta Carpanzano, event planner di Roma, questi sono i particolari da tenere principalmente in considerazione se si desidera organizzare un evento aziendale di successo, che possa dunque consentire all’azienda di ottenere quei consensi e quel ritorno di immagine auspicati.

Benedetta Carpanzano

http://www.benedettacarpanzano.com

info@benedettacarpanzano.com

+393395004710


Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...